Serge ROCHET - Directeur CIBC BOURGOGNE SUD
Vice Président de la Fédération Nationale des CIBC

Les CIBC n’échappent pas aux évolutions de l’environnement associatif. Même réseau de référence, ils s’inscrivent, à la demande de leurs financeurs et de leurs administrateurs, dans une logique de compétitivité, résultat de la difficile équation Qualité/productivité.

C’est bien de « gestion » dont il est ici question : gestion des hommes, gestion de l’activité ; avec la préoccupation principale : apporter à chacun les repères nécessaires permettant de mieux s’approprier les objectifs individuels et collectifs en lien avec les attentes des bénéficiaires, financeurs, administrateurs.

Un outil de gestion ne peut être en ce sens qu'un outil de spécialiste : il a la vertu pédagogique de l’explicite.
Quant au directeur, il a besoin de connaître les principaux indicateurs lui permettant d’évaluer en continu ses propres objectifs et ainsi anticiper sur les actions correctives nécessaires, soit en interne vis-à-vis de collaborateurs qui seraient en décalage d’objectifs, soit à l’externe vis-à-vis d’un portefeuille client en décalage de commandes.

Après des produits internes de suivi et deux achats d’outils de gestion inadaptés à notre activité, TéO a été installé en janvier 2005. Outil de la co-responsabilité, il prend en compte l’ensemble du processus de production, du premier contact à la facturation. De la rigueur des données saisies dépend l’efficacité du logiciel. L’originalité de la démarche est qu’elle s’appuie sur les agendas de chacun. Nombre de pages-écran limitées et menus déroulant facilitent la prise de rendez-vous et l’élaboration de planning. Ceci est important dans la mesure où l’adhésion des conseillers est une des conditions nécessaires.

Le suivi en temps réel permet, au jour le jour et pour chaque conseiller, d’avoir un retour précis sur son activité : évaluation de ses objectifs (par prestation), positionnement par rapport à l’équipe sur la durée moyenne de ses interventions (prestation, entretiens, temps de rédaction de synthèse, etc…).Pour les collaborateurs en charge de l’administratif, l’édition automatique des feuilles d’émargements, des statistiques, la relance client maintient la charge de travail à un niveau acceptable malgré des exigences de plus en plus fortes de la part des financeurs. Pour l’aspect comptable, l’édition automatique des factures, reprenant les spécificités de chaque client ou convention (en produisant les pièces annexes exigées) facilite aussi l’exercice.

En ce qui concerne la gestion de l’activité, le directeur trouve sur des tableaux simplifiés les principaux indicateurs au pilotage de l’établissement (« chiffre d’affaire réalisé, en cours, prévisionnel », « marge brute/marge nette », « nombre et montant de factures émises et non soldées », « nombre de prestations réalisées, en cours, prévisionnelles », « nombre de commande sans suite ou prestations abandonnées », etc…). Avec la possibilité immédiate (en cas de préoccupation) d’avoir une approche plus analytique (« par prestation, par commanditaire, par site, par collaborateur, etc… »).

L’outil est précieux.

Il nécessite pour autant que chacun, au sein de l’équipe, ait bien assimilé les enjeux actuels du développement de nos structures. Cela, TéO ne le fait pas (même s’il participe à l’appropriation de repères partagés), cela relève des compétences managériales du directeur et de sa propre compréhension de la situation !