AcquisitionL’acquisition de documents peut s’effectuer de différentes manières : Par numérisation au travers d’un scanner. C’est le cas des documents papiers existants ; Par intégration de documents électroniques (traitements de textes, fichiers PDF, tableurs, etc.) ; Par production de documents à l’aide de logiciels métiers (comptabilité, suivi commercial, gestion de production, etc.) ; Par échange de documents électroniques entre différentes organisations.
ClassementLe classement au sein d’une GED est facilité par la mise en place d’un plan de classement commun à l’ensemble de l’organisation. On s’attachera alors à définir ce dernier de manière « naturelle », c’est-à-dire compréhensible par l’ensemble des utilisateurs.
En d’autres termes, le classement d’un document dans la GED doit se faire de manière intuitive.
Les documents classés sont indexés de différentes manières : Par l’utilisation des métadonnées (titre, objet, type, auteur, résumé, etc.) ; - Par mots clefs ;
- En texte intégral (fulltext).
StockageQuel que soit le mode de stockage utilisé par la GED (base de données, disque dur, etc.), il est essentiel que les fonctionnalités suivantes soient opérationnelles : - Gestion de la durée de vie du document ;
- Purge ;
- Archivage ;
- Stockage multi serveur.
Ces caractéristiques permettent de gérer au mieux l’espace de stockage consacré à la GED utilisée au quotidien et garantissent une utilisation efficace de celle-ci, notamment en optimisant les temps d’accès. ConsultationLa consultation des documents peut s’effectuer de plusieurs manières : En se déplaçant au sein du plan de classement : on veillera à ce que l’ergonomie de la GED facilite cette navigation ; En utilisant un moteur de recherche mêlant la recherche par mots clefs et sur les métadonnées à la recherche en texte intégral.
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