Publiez dans la GED directement depuis MSWordLa contrainte majeure d’une GED classique réside dans l’enregistrement, au quotidien, des documents produits en interne.
Pour pallier cela, TéO GED permet d’enregistrer, de classer et de publier un document directement depuis MSOffice, autrement dit, sans que celui-ci ait été préalablement enregistré sur le disque dur !
Ainsi intégrée à l’outil de production de documents, la GED devient une composante naturelle du système d’information de l’organisation. Générez automatiquement vos fichiers au format PDFFormat de fichier devenu incontournable dans le monde des nouvelles technologies, non seulement parce qu’il compresse les documents, mais également parce qu’il les rend infalsifiables, PDF est intégré à TéO GED de manière transparente. Ainsi, lorsqu’un document est publié dans la GED (i.e. enregistré dans sa version définitive), il est automatiquement dupliqué en son équivalent PDF et ce, sans aucune intervention de l’utilisateur. Production de documents assistéeTéO GED vous permet de définir vos propres matrices de documents (courriers types) et de les rendre disponibles pour l’ensemble des utilisateurs y compris ceux sur sites distants.
Générez dans MSWord des documents qui respectent vos contraintes de présentation et de structuration et enregistrez-les dans la GED depuis le traitement de textes. Avec TéO, vous conservez toute la puissance des fonctionnalités du traitement de textes MSWord tout en bénéficiant des apports de la Gestion Electronique de Documents. Créez, classez et publier des documents en toute simplicité et de manière très intuitive ! NumérisationTéO est indépendant de la solution d’acquisition de documents que vous utilisez. Indiquez simplement à TéO, une fois pour toutes, l’endroit où sont enregistrés les documents scannés et publiez-les dans la GED en quelques secondes. Circuit de validationLa publication des documents dans la GED (i.e. leur mise à disposition pour l’ensemble des utilisateurs) peut être conditionnée à un contrôle par différents acteurs. Des circuits de validation peuvent ainsi être définis pour chaque type de document. Chaque utilisateur concerné est alors prévenu par TéO et peut consulter le document avant de donner son avis (validation, refus). Au final, le document n’est publié que si l’ensemble de la chaîne de validation a abouti. Les alertesLes alertes ont pour objet d’informer les utilisateurs en temps réel chaque fois qu’un événement les concernant est détecté au sein de la GED. Document à valider, nouveau document publié, document en attente de classement, document arrivant en fin de vie, etc. Chaque utilisateur est destinataire des alertes correspondant à son profil.
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