L’agenda de TéO permet de piloter l'activité

L'agenda pilote l’activité

L'originalité de TéO réside dans l'utilisation de son agenda comme point central de la gestion de l'activité du centre de bilans. De manière très simple - et très intuitive – chaque conseiller bilan gère ses propres rendez-vous (création, report, annulation) et les rattache aux dossiers bénéficiaires. Les dossiers évoluent ainsi, d'eux-mêmes, au fur et à mesure du déroulement des bilans.

Ce mode de fonctionnement offre le grand avantage de décharger le pôle administratif de la gestion des agendas.

Temps de production et temps facturé

L'agenda de TéO se doit de répondre à deux problématiques majeures :

• la prise en compte du temps réellement facturé ;
• la connaissance, en temps réel, du temps de production.

La comparaison de ses deux temps permet de mesurer la rentabilité exacte de chaque prestation.
Pour ce faire, TéO manipule 2 notions distinctes :

• le temps bénéficiaire, qui comprend le temps de face à face et le temps où le bénéficiaire est seul (tests, recherche documentaire, etc.) ;
• le temps conseiller (ou temps de production) qui comprend le temps de face à face et celui où le conseiller bilan est seul (rédaction de synthèse, recherches diverses, correction de tests, etc.). La mesure de ce type de temps est généralement omise, ce qui a pour conséquence de mal évaluer le travail réellement effectué sur une prestation donnée.

La copie d'écran ci-après montre de quelle manière TéO différencie ces deux notions.

Le temps de production (i.e. celui du conseiller bilan) est représenté par les carrés de couleurs. Ces zones figent les plages horaires, empêchant ainsi le conseiller bilan de programmer, par exemple, deux entretiens en même temps.

Le temps bénéficiaire, quant à lui, est représenté soit par des carrés de couleurs, dans le cas de face à face, soit de fines barres de couleurs, dans le cas du temps bénéficiaire seul. Ces dernières libèrent l'agenda du conseiller bilan, lui permettant de faire autre chose.

Séances collectives et individuelles

TéO intègre parfaitement la notion de séance collective. Ceci se fait lors de la création d’un rendez-vous dans l’agenda ; il suffit de cocher une case pour passer du mode « individuel » au mode « collectif »

Lieux et salles

L’agenda comprend également la gestion des lieux, ainsi que celle des salles rattachées à ces lieux. Lors de la création d’un rendez-vous, TéO propose uniquement la liste des salles disponibles à la date et à l’heure du rendez-vous.
Un planning de salle est alors automatiquement disponible.